Zeitmanagement: der Weg zum Erfolg

By 18. November 2020Allgemein

Kaum etwas ist im Alltag ärgerlicher, als die Aufgaben des Tages nicht erledigt zu bekommen, weil am Ende die Zeit zu knapp geworden ist. Eigentlich sollte man meinen, dass es ein Leichtes ist, die zur Verfügung stehende Zeit so einzuteilen, dass man mit ihr auskommt – doch genau das ist oft nicht der Fall. Wenn man im Job einiges um die Ohren hat, dann ist die Uhr ein Gegner und kein Helfer. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen vor, wie Sie die zur Verfügung stehende Zeit besser für sich nutzen können und dadurch im Beruf erfolgreicher werden können.

Sie kennen das sicher. Gefühlt hat der Arbeitstag eben erst begonnen, man hat die wichtigsten Mails gelesen (und vielleicht teilweise beantwortet), ein kleines Steh-Meeting („Daily“) mit der Projektgruppe gehabt und muss nun dringend ein paar Excel-Sheets überarbeiten, weil der Chef auf die neuesten Zahlen wartet. Doch das halboffizielle Mittagessen mit dem Kunden lässt sich nicht verschieben, der Kollegin aus dem HR haben Sie zudem zugesichert, noch am gleichen Tag eine längere schriftliche Einschätzung zu einem neuen Bewerber zu verfassen – und der Zoom-Call mit der Frankfurter Dependance um 16 Uhr will auch noch vorbereitet sein.

Wenn wir Zeitmanagement sagen, dann meinen wir damit eigentlich, dass wir unsere Arbeitsweise besser managen müssen. Bildquelle: geralt/Pixabay

Ein Ausnahmetag? Eher nicht. In deutschen Unternehmen sind solche Tage eher die Regel, ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung klagt über zu wenig Zeit im Job und dass der Arbeitgeber viel zu viel Aufgaben überträgt. Was ja nicht immer von der Hand zu weisen ist; in diesem Fall hilft wohl nur ein zwar freundliches, aber offenes Gespräch. Meist aber ist die dem Problem zugrundeliegende Thematik ganz anders gelagert: Die Zeiteinteilung ist mangelhaft.

Das ist eine schlechte und eine gute Nachricht zugleich. Schlecht, weil eine unzureichende Zeiteinteilung von Problem von außen ist. Und gut, weil Sie dementsprechend selbst etwas daran ändern können. Dabei müssen wir uns zunächst davon verabschieden, dass sich die Zeit irgendwie besser managen lässt, denn das ist nicht wahr. Natürlich ertappt man sich dabei, dass man am Feierabend denkt, wo die Zeit nur hin ist, allerdings ist diese Wahrnehmung nur subjektiv. Die Zeit vergeht für alle gleich schnell oder langsam, ganz egal, was wir mit ihr machen. Subjektiv vergeht sie natürlich immer schneller, wenn die To-do-Liste für den Tag vollgepackt ist und wichtige Dinge zu erledigen sind.

Zeitmanagement – das Wort geht am eigentlichen Problem vorbei

Streng genommen führt uns der Begriff „Zeitmanagement“ ein wenig in die Irre. Die Zeit können wir ja schlecht „managen“, sie ist eine absolute Konstante, jedenfalls den physikalischen Gesetzen zufolge, die auf der Erde herrschen. Gleiche Voraussetzung für alle also, was vielleicht ein wenig unfair ist – weil manche Menschen ihre Zeit besser „managen“ können als andere. Wobei dazugesagt werden muss, dass es nicht die Zeit ist, die es zu organisieren gilt, sondern lediglich die Arbeit bzw. die Arbeitsweise.

Der Blick auf die Uhr verrät uns meist, dass schon mehr Arbeitszeit vergangen ist, als wir annehmen. Genau daran gilt es also zu feilen. Bildquelle: geralt/Pixabay

Wobei Sie in diesem Zusammenhang den Begriff „lediglich“ nicht für bare Münze nehmen sollten. Denn in der Regel ist es so, dass man sich mit der eigenen Arbeitsweise über Jahre hinweg eingegroovt hat – und es genau deswegen so schwerfällt, daran Grundlegendes zu ändern. Doch, soviel vorweg, es lohnt sich. Denn nur so können Sie über den Tag und die Woche viel Zeit einsparen, hin und wieder auch mal früher Feierabend einlegen und alles in allem eine verbesserte Work-Life-Balance herstellen.

Die wirkvollsten Methoden des Zeitmanagements

Nun wollen wir Sie nicht länger auf die Folter spannen und lieber zu den Kniffen und Tipps kommen, wie Sie Ihre Arbeit besser strukturieren, um effektiv Zeit zu sparen. Das beinhaltet auch Tipps, an die man zunächst gar nicht denkt, weil sie so selbstverständlich scheinen. Doch erst bei genauerem Hinsehen bemerkt man oft, dass man sich mitunter noch nicht einmal an die einleuchtenden Dinge hält. Dazu gehört als erstes:

Die realistische Zeitplanung

Um möglichst viel in einen Arbeitstag zu packen, neigen wir dazu, einzelne Aufgaben und Termine zeitlich zu knapp zu kalkulieren. Ein paar Mails und Telefonate am Vormittag? Ist doch schnell erledigt, und zwar noch vor dem Meeting um 10:30 Uhr! Das ist schon der erste Fehler. Denn fast immer kommt es in solchen Situationen zu Verzögerungen. Der Kollege hat den neuen Kostenplan noch nicht fertig, den Sie den Kunden zusenden wollten. Ein anderer Kunde fragt an, ob sein Projekt in der kommenden Woche bevorzugt bearbeitet werden kann, weil danach ein paar Mitarbeiter im Urlaub sind. Ein Telefonat zieht weitere Anrufe nach sich, weil noch ein paar Dinge unklar geblieben sind. Ruckzuck sind ein paar Stunden vorbei und das Meeting ruft. Anschließend müssen Sie dann ja zum Kundentermin, der mit einer Stunde An- und Abfahrt und 90 Minuten vor Ort ausreichend gepuffert ist – denkste! Eine zu enge Zeitplanung und Termintaktung bringt immer Schwierigkeiten, und zum Feierabend bleibt wieder einmal jede Menge liegen.

Meetings, Konferenzen, Termine – packen Sie den Arbeitstag nicht zu voll. Irgendwo lauert immer ein Pferdefuß, der einen eng getakteten Zeitplan durcheinanderwirbelt. Bildquelle: geralt/Pixabay

Das kann im Umkehrschluss also nur bedeuten, dass Sie sich den Tag nicht weiter mit zu vielen Terminen zuballern dürfen. Effizient ist das nämlich nicht. Wenn es blöd läuft, und nach Murphy wird es das bekanntlich, werden Sie am Abend feststellen, dass Sie nichts abhaken können, was für diesen Tag auf Ihrer Liste gestanden hat.

Setzen Sie Prioritäten

Immer bekommt man zu hören, man solle nicht auf morgen verschieben, was sich schon heute erledigen ließe. Ein hehrer Ansatz, der leider falsch ist. Würde man dieser Regel folgen, dann hieße dass, dass jedes Projekt, jede Aufgabe so unfassbar wichtig ist, dass es bzw. sie sofort angegangen werden muss. Natürlich wissen wir, dass das Nonsens ist. Es gibt immer Dinge, die man ruhig auf die lange Bank schieben kann. Machen Sie sich allerdings eine Erinnerung in Outlook, damit Sie den Task nicht vergessen, wenn die Zeit gekommen ist.

Es gibt eine sehr konkrete Regel, die man in diesem Zusammenhang befolgen kann und die ein sinnvolles Tool ist in Sachen Zeitmanagement. Dabei handelt es sich um die sogenannte 40-30-20-10-Regel, bei der davon ausgegangen wird, dass man sich mit höchstens drei wichtigen Aufgaben parallel befassen sollte. Zu 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit sollten Sie demnach mit dem wichtigsten Projekt befassen, zu 30 Prozent mit dem zweitwichtigsten und zu 20 Prozent mit dem drittwichtigsten. Die übrigen zehn Prozent verwenden Sie für alle Aufgaben, die ansonsten so anfallen.

Natürlich ist die Regel nicht in Stein gemeißelt, sondern als Leitplanke zu verstehen. Wenn Sie „nur“ zwei wichtige Projekte gleichzeitig bearbeiten, dann teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit eben anders ein, beispielsweise 55-35-10.

Vergessen Sie Multitasking

Die eben vorgestellte Priorisierung von Aufgaben funktioniert nur dann, wenn Sie gleichzeitig davon absehen, die Aufgaben der 40-30-20-10-Regel parallel erledigen zu wollen, um Zeit zu sparen. Okay, Sie können natürlich Outlook geöffnet haben, während Sie an einer bestimmten Aufgabe werkeln, vielleicht warten Sie ja auf eine dringende Mail. Darüber hinaus sollten Sie allerdings nicht zu viele Tools gleichzeitig offenhalten, sonst meldet sich auch noch der Vertriebskollege via Slack und die Kollegin aus dem CRM stellt die neuesten Zahlen aus dem Parallelprojekt in Microsoft Teams vor.

Multitasking wird immer so bewundert, dabei ist man überhaupt nicht effizient, wenn man meint, viele Dinge gleichzeitig erledigen zu können. Bildquelle: SerenaWong/Pixabay

Das kann natürlich nicht gutgehen. Konzentrieren Sie sich auf eine einzige Sache und arbeiten Sie so lange an dieser, wie es das 40-30-20-10-Modell vorsieht. Es gibt inzwischen eine Menge Untersuchungen und Studien, die eindeutig belegen, dass das Monotasking im Job dem Multitasking unbedingt vorzuziehen ist. So klappt die Fokussierung auf die jeweilige Aufgabe nämlich sehr viel besser und Sie arbeiten effizienter.

Ist Routine gefährlich? Nein

Der Begriff der Leitplanke ist schon einmal gefallen (im Abschnitt mit den Prioritäten), an dieser Stelle gilt es, ihn zu vertiefen. Leitplanken sollen Sicherheit geben und eine Wohlfühlatmosphäre schaffen, die jedoch nicht mit der Komfortzone verwechselt werden sollten. Die Rede ist hier eher von der Routine, von der es oft heißt, sie sei gefährlich und verleite zur Unachtsamkeit.

Dabei ist es in Sachen Zeitmanagement gerade die Routine, die hilft. Schon klar, nicht jeder Tag kann exakt gleich ablaufen, hin und wieder bringen wichtige Termine die gewohnte Struktur zum Einsturz. Genau für diese Struktur aber müssen Sie sorgen, wenn Sie keine haben, müssen Sie unbedingt einen Plan ausarbeiten, wie Sie den Arbeitstag gestalten wollen. Je mehr Strukturen und Termine, desto weniger anfällig werden Sie für Ablenkungen.

So können Sie sich zum Beispiel einen festen Ablaufplan zulegen. Nach dem Hochfahren des Rechners widmen Sie die erste halbe Stunde den Mails, dann – erinnern Sie sich an die 40-30-20-10-Regel – nehmen Sie sich zwei Stunden Zeit für eins der wichtigen Projekte. Nach der Mittagspause planen Sie Zeit für ein weiteres Projekt ein, nachdem Sie noch einmal eine Viertelstunde mit Outlook und Ihren Nachrichten zugebracht haben. Die restliche Arbeitszeit verwenden Sie auf Meetings und kleinere Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Entwerfen Sie Meilensteine

Zugegeben, eine Meile klingt nach einer weiten Strecke, es sind knapp 1.610 Meter. Dementsprechend könnte man auf den Gedanken kommen, dass der Meilenstein als Zwischenziel nicht taugt – und doch tut er es. Denken Sie zum Beispiel an einen Marathonlauf, dieser würde aus ca. 26 Meilen bestehen, Sie würden also 25 Etappenziele, also Meilensteine, benennen. Der 26. Meilenstein wäre der letzte und damit das Endziel.

Die Übertragung auf ein berufliches Projekt klappt erstaunlich gut; es müssen ja nicht 26 Meilensteine sein. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den gesamten Auftrag, definieren Sie Zwischenziele, man könnte auch sagen: Gehen Sie nach der Salamitaktik vor, arbeiten Sie Scheibchen für Scheibchen ab, bis das große Ziel erreicht ist. Doch warum ist das so wichtig?

Das Gehirn kommt besser mit kleinen Aufgabenblöcken klar als mit einem einzigen, riesigen Block. Unterteilen Sie die Aufgabe also in kleine Teile. Bildquelle: mohamed hassan/Pxhere

Der Mensch neigt nämlich dazu, sich vor großen Aufgaben zu drücken, weil man sich davon schnell erschlagen fühlt. Die Folge ist, dass man die Aufgabe von sich wegschiebt, weil sie sofort Frust auslöst, wenn man sich näher damit beschäftigt. Für Ihr Zeitmanagement ist das natürlich Gift. Kleinere Aufgabenteile geht man ganz unbewusst anders und beschwingter an, weil die Belohnung – also die Erreichung eines Meilensteins – nicht so weit weg ist.

Bereits in den 1950er-Jahren wurde übrigens eine Vorgehensweise entwickelt, wie man Ziele so formuliert, dass erfüllbar und quantifizierbar sind: die SMART-Methode. Das S steht dafür, die Ziele so spezifisch wie irgend möglich zu beschreiben, M meint die Messbarkeit der Ziele. A heißt Attraktivität – ein Ziel muss Freude bei der Umsetzung bereiten. Das R steht dafür, dass es sich um realistische Meilensteine handeln muss, während das T für einen konkreten Termin steht, der aber auch einhaltbar sein muss. So können Sie sich beispielsweise vornehmen, die Projektkalkulation bis zum Ende der Woche abzuschließen.

Notieren Sie alles

Es klingt ganz banal und wie ein Hinweis, den man ansonsten seinen Kindern im schulpflichtigen Alter gibt: Mitschreiben ist wichtig! Sicher, im Meeting wird oft ein Kollege bestimmt, der das Protokoll führt, aber erstens dauert es meistens ein paar Stunden, bis das abgetippt und per Mail an alle Teilnehmer versendet wird. Und zweitens greift der klassische Satz, dass man sich Dinge leichter einprägt, wenn man sie notiert, auch im Berufsleben.

Im Meeting, beim Kunden oder im Telefonat sollten Sie immer einen Notizblock und einen funktionierenden Stift bereithalten. Bildquelle: Pixnio/Public Domain

Entweder Sie arbeiten anschließend, wenn Sie zurück am Rechner sind, mit dem Notizzettel oder Sie übertragen die wichtigsten Erkenntnisse oder Termine in Word, Teams oder Outlook. Das macht die Arbeitsweise gleich viel organisierter – und das ist im Zeitmanagement sehr hilfreich. Ganz gleich, was ansteht, sorgen Sie also dafür, dass Sie immer schreibfähig sind, ein Notizblock und zwei Kugelschreiber sind dafür völlig ausreichend.

Schalten Sie potenzielle Störungsverursacher ab

Um wirklich konzentriert und zeitsparend an einer Aufgabe arbeiten zu können und damit also Zeit einzusparen, ist es wichtig, dass es Phasen gibt, in denen Sie sich von nichts und niemand stören lassen sollten. Logisch, wenn der Chef zur Tür hereinkommt, können Sie ihn nicht einfach abwimmeln mit dem Verweis darauf, dass Sie grad Besseres zu tun haben. Aber dass der schwatzhafte Kollege hereinschneit, um die Fußballergebnisse zu diskutieren, das können Sie nicht immer brauchen, wenn Sie effizient sein wollen.

Sicher, es ist dann auch nicht einfach, den Kollegen abzuwimmeln, man möchte ja nicht unfreundlich sein. Am besten, Sie erklären auf dem nächsten Teammeeting, dass Sie für sich festgestellt haben, ab und an Zeitfenster ohne Störung zu benötigen, um in Ruhe komplexe Aufgaben erledigen zu können. Fertigen Sie vielleicht ein kleines Schild an, das Sie außen an der Bürotür anbringen, damit die Kollegen Bescheid wissen, wann Sie nicht gestört werden wollen. Ihren Vorgesetzten sollten Sie den Zutritt natürlich nicht verwehren, das müssen Sie in der Besprechung gleich deutlich machen.

Es gibt allerdings noch mehr Dinge, mit denen Sie Ihren eigenen Workflow stören und die Sie unnötig Zeit kosten. So ist es etwa ratsam, sich in Konzentrationsphasen von Social Media und Nachrichtenwebsites fernzuhalten. Wenn Sie den Browser nicht unbedingt zum Arbeiten benötigen, dann schließen Sie ihn am besten. Dasselbe gilt auch für Outlook. Keine Mail ist so wichtig, dass Sie sie unmittelbar beantworten müssten, das reicht in der Regel auch zwei, drei Stunden später.

Geben Sie Arbeit ab

Eine der wichtigsten Lektionen überhaupt, nicht nur in Sachen Zeitmanagement. Niemand kann alles selbst erledigen, das gilt auch und gerade im Beruf.

Wer Verantwortung trägt, muss auch delegieren können. Bildquelle: geralt/Pixabay

Delegieren hat mehrere Vorteile. Zum einen sparen Sie sich Arbeit, was sich positiv auf das Zeitmanagement auswirkt. Zum anderen zeigen Sie Ihren Kollegen, dass Sie Ihnen vertrauen, indem Sie wichtige Aufgaben weiterreichen. Das geht natürlich nicht ohne Instruktionen. Wenn Sie von Ihrem Vorgesetzten Aufgaben zugeteilt bekommen, dann müssen Sie dessen Anweisungen an Ihre Kollegen weitergeben- und zwar eins zu eins. Sonst stimmt das Resultat nicht mit den Anforderungen überein.

Zum dritten übrigens zeigen Sie durch das Delegieren auch Ihren Vorgesetzten, dass Sie Ihre Kollegen führen können und die Verantwortung für die Aufgabe auf mehrere Schultern verteilen. Am Ende jedoch müssen natürlich Sie für das Ergebnis geradestehen. Umso wichtiger ist es, die Kollegen fachlich gut zu führen und anzuleiten, wenn Sie delegieren.

Erstellen Sie zeitliche Grenzen

Man kann alle Ratschläge, Tipps und Vorsätze in die Realität umsetzen – und ist doch nicht zu 100 Prozent davor gefeit, dass man manchmal einfach nicht weiterkommt. In der Regel betrifft das Projekte und Tasks, die über einen längeren Zeitraum laufen und in denen noch kein zeitlicher Druck existiert. Das ist einerseits natürlich toll, weil dadurch viel mehr Zeit bleibt zur gründlichen Vorbereitung.

Andererseits besteht genau hier die größte Gefahr. Denn Vorbereitung bedeutet für viele, dass das Projekt ja noch gar nicht richtig gestartet ist, die Deadline winkt noch nicht einmal vom fernen Horizont – wozu also sich unnötige Arbeit machen? Im Kalender ist der Starttermin ja vermerkt, was kann schon schiefgehen!

Keine Grenzen – das ist genau die falsche Strategie bei großen Projekten. Im Gegenteil, Sie sollten sich selbst Zeitlimits setzen. Bildquelle: geralt/Pixabay

Die Antwort lautet: Sehr viel kann schiefgehen, wenn nicht alles. Sobald man einen neuen Auftrag an Land gezogen hat, ist die Motivation dafür am größten. Doch wie schnell nimmt das Interesse ab, wenn man das Ganze erst einmal für ein paar Wochen auf Eis legt! Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass man Vorsätze innerhalb der ersten drei Tage angehen sollte, nachdem man sie gefasst hat. Lässt man hingegen mehr als 72 Stunden verstreichen, bis man mit der Umsetzung beginnt, dann droht ein komplettes Scheitern des Projekts.

Das klingt zwar nach einer Räuberpistole, ist aber – leider und erschreckenderweise – wahr. Am Anfang ist man leidenschaftlich für ein neues Projekt, das ist ganz normal, nur muss man diesen Enthusiasmus auch gleich ausnutzen, bevor er verglüht. Ist dieser erste Schritt getan, dann ist man auch bei weit entfernten Deadlines schon im Soll und im Projekt drin, man identifiziert sich also sofort damit. Diese Identifikation bleibt aus, wenn man den Start auch nur ein wenig nach hinten verschiebt. Und die genannten 72 Stunden reichen schon aus, um die anfängliche Beherztheit und die Begeisterung lahmzulegen. Irgendwann kann man sich dann nicht mehr aufraffen und das Projekt verschwindet in der Versenkung des Bewusstseins – bis die Uhr dann auf einmal anfängt zu ticken und die Deadline mit großen Schritten näher rückt.

Dabei wäre es doch viel schlauer, wenn Sie sich selbst zeitliche Grenzen stecken, innerhalb derer Sie bestimmte Aufgaben erledigt haben wollen – oder noch besser: erledigt haben müssen! Setzen Sie sich dabei ruhig selbst unter Druck, denn nur dann kann diese Vorgehensweise auch funktionieren. Wenn schon kein Druck von außen kommt bei einem langfristigen Projekt, dann muss man ihn eben selbst erzeugen durch zeitliche Limits.

Die Kröte schlucken

Von Mark Twain ist der Spruch überliefert, dass man einen Frosch, wenn man ihn schon fressen muss, am besten gleich am Morgen vertilgt. Im deutschen Sprachraum gibt es den Begriff „die Kröte schlucken“, was dem Original recht nah kommt. Auf den Job übertragen bedeuten die Redewendungen, dass man die unangenehmsten Aufgaben am besten gleich früh am Tag in Angriff nimmt, ganz einfach um sie hinter sich zu haben.

Niemand schluckt gern Kröten, erst recht nicht, wenn angenehmere Dinge zu erledigen sind. Doch davon geht die Kröte nicht weg. Bildquelle: Pxhere (Public Domain)

Ansonsten lasten die ungelösten Probleme mitunter schwer auf einem, man wälzt das Problem hin und her und schiebt es damit nur auf. Zumal man oft auch den Fehler macht, sich eine Strategie zurechtzulegen, wie man die Aufgabe am besten angeht, und das ist definitiv ein Zeitfresser.

Außerdem kommt es leicht zu unerwünschten Nebeneffekten. Im Verlauf des Tages nämlich sinkt die Motivation, sich dem Problem zu stellen, recht drastisch, und nicht selten reden wir uns am Nachmittag ein, dass es jetzt ja sowieso zu spät sei und man die Arbeit nun wohl besser erst am nächsten Tag erledigt – dann aber ganz bestimmt gleich am Morgen. Nach dem Murmeltier-Prinzip allerdings ist die Gefahr, dass es tags darauf genauso abläuft, nicht gerade klein.

Das ist aber oft nicht die einzige negative Auswirkung. Wer um ein Problem herumschleicht wie die Katze um den heißen Brei, vertändelt nämlich gleich doppelt Zeit. Denn die Vermeidungsstrategie führt gleichzeitig dazu, dass auch andere Aufgaben liegen bleiben und der Ihnen der Problemberg schnell über den Kopf wächst. Der demotivierende Aspekt der Frosch-Aufgabe überträgt sich meist auch auf andere Teilgebiete im Job.

Ganz streng genommen handelt es sich beim Froschfressen bzw. Kröteschlucken um keine Methode des Zeitmanagements, sondern um eine Vorgehensweise, Vermeidungsstrategien ihrerseits wiederum zu vermeiden. Wenn das gelingt, hat man parallel dazu allerdings auch ein Problem des Zeitmanagements gelöst.

Die verlorene Zeit aufschreiben

Vorhin ging es ja schon einmal um störende Faktoren, die Sie eine Menge Zeit kosten können. Diese Liste ist im Prinzip unendlich erweiterbar, weil sich hin und wieder auch ungewöhnliche Zwischenfälle ereignen, die einen von der Arbeit abhalten können. Im Grunde genommen kommen zu den genannten Störern – Kollegen, Mails, Internet, Social Media – aber nicht mehr besonders viele hinzu, die wirklich regelmäßig für eine Unterbrechung der konzentrierten Arbeit sorgen. Das können beispielsweise sein:

  • ein unaufgeräumter Schreibtisch, der es schwermacht, sich auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren zu können;
  • Probleme mit dem Computer, für die man nichts kann – treten sie jedoch öfter auf, führt auch das zu einer Verzögerung;
  • unzureichende Kommunikation – die Kollegen wissen schlicht und einfach nicht, dass sie zu bestimmten Zeiten nicht stören dürfen, weil Sie das nicht kommuniziert haben;
  • der Hang zum Perfektionismus, der Sie umtreibt und ein Projekt nicht zum Abschluss kommen lässt.

Ein möglicher Weg kann es hier sein, wenn Sie eine Arbeitswoche lang alle Störfaktoren, also auch die vorher genannten, notieren und dazu vermerken, wieviel Zeit Sie die Ablenkung jedes Mal wirklich kostet. Die meisten Zeitfresser werden sich über kurz oder lang übrigens wiederholen. Verabschieden Sie sich von den Störfaktoren und beginnen Sie bei denen, für die Sie die meiste Arbeitszeit opfern. Auch das ist ein effizienter Beitrag zu einem besseren Zeitmanagement.

Zusammenfassung

Zugegeben: Es gibt nicht den einen Königsweg, wie man seine Zeit besser nutzt oder, anders ausgedrückt, wie man effizienter arbeitet. Es ist gut möglich, dass Sie bereits die eine oder andere der beschriebenen Methoden nutzen, um sich selbst und Ihre Arbeit besser zu organisieren. Einige der vorgeschlagenen Optimierungen mögen Ihnen selbstverständlich erscheinen, doch die moderne Arbeitswelt ist vielfältig, was die Herausforderungen an den Job und die Herangehensweise an die jeweilige Aufgabe ebenfalls divers und anspruchsvoll macht.
Wenn das alles nicht hilft und Sie in Sachen Zeitmanagement immer noch Schwierigkeiten haben, dann sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten. Beschreiben Sie Ihr Problem punktgenau und Sie, welche Mittel und Wege Sie bereits ausprobiert haben, damit klar wird, dass Sie das Problem erkannt und gehandelt haben. Das kommt beim Chef bekanntlich immer gut an. Fragen Sie, ob Sie ein paar Arbeitstage opfern dürfen, um an einem Seminar zum Thema Zeitmanagement teilzunehmen. Solche Workshops werden heutzutage oft auch online als Webinar angeboten. Begründen können Sie die Anfrage natürlich damit, dass Sie nach erfolgreicher Teilnahme viel effizienter arbeiten und für Ihr Unternehmen wesentlich produktiver werden können.